用电子表格管理药物发现数据导致的3个陷阱

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2019年1月28日

为什么电子表格和信息学不能混合?

"我们的Excel表到处都是,来自不同项目的数据被分开放在不同的文件夹里。"一位科学家最近和我分享了这一点。这并不是我第一次听到这些感慨。这位科学家接着说。"过了一段时间,它已经到了难以管理的地步。

用电子表格管理药物发现数据造成的3个陷阱

 

这是许多科学家常犯的一个错误--在不安全的、难以找到的电子表格中存储和管理他们的数据。

虽然这种方法对于在真空中工作的孤独科学家来说可能没问题,但对于在药物发现或其他化学或生物领域进行深入工作的合作科学家来说,这并不是一个明智的协议,因为这些工作依赖于存储、回顾和分享大量的数据。通过Excel或Google Docs与你的实验室伙伴和/或同事分享文件很方便,但可能非常不安全。

在科学领域,特别是在药物发现领域,有缺陷的数据管理可能是灾难性的。

如果你在用电子邮件发送Excel文件时,或在Google Drive上与人分享时,犯了一个小错误,你就有麻烦了。如果你分享数据的方式违反了政府法规,没有备份关键数据,或者犯了危险的数据输入错误,你的职业生涯就可能结束。

电子表格失败的3个原因 科学家们

在最好的情况下,依靠Excel文件来管理科学数据和交流结果的科学家有可能操作效率低下和浪费资源。

在最坏的情况下,关键数据会受到影响,科学创新停滞不前,识别新的开发对象也会受到影响。

使用电子表格来存储和管理数据的其他负面结果包括...

  • 限制对您的数据的访问
  • 减少了对你的数据的控制,降低了安全性
  • 协作效率低,设计周期长

纽约时报》最近报道说,在谷歌硬盘等一般的云端平台上分享数据是异常危险的。

连线》杂志还证实,将数据存储在安全的本地服务器上并不总是理想的,因为即使是世界上最安全的本地服务器也会在没有人知道的情况下变得不安全。

但是,如果你不能相信一般的基于云的平台或 "安全 "的本地服务器来存储你的数据,你能相信什么呢?

在回答这个问题之前,你需要了解,使用Excel或其他电子表格在科学上对你有多大的限制。

  • "1 "列表图标为CDD Vault  ELN博客文章

    对你的数据的访问受到限制。

    什么是电子表格,你或任何科学家为什么要使用它?

    你以前可能没有想过,但电子表格是允许你存储和管理数据的文件。这听起来是个好消息,对吗?如果你这样理解呢--电子表格是需要你存储和管理数据的文件。

    换句话说,电子表格是否要求你做更多不必要的工作?

    例如,如果你使用电子表格来存储你的数据,那么你必须随时保持你的电子表格文件的最新副本,你必须保持文件的更新,你必须把它存放在一个不仅是你,而且是你的同事能够快速和容易地访问它的地方。

    这意味着什么呢?

    这意味着电子表格容易访问,因为你是一个必须手动管理其可访问性的人。

    问问你自己。电子表格是否可以搜索?

    不,不是真的。你不能搜索数值范围、化学结构或相似性,你当然也不能搜索多个复杂的标准。

    虽然电子表格文件可以保存单个实验的简单表格数据,但它们不能揭示跨越多个实验的数据关系,即多个检测中的交叉反应,剩余的批次库存,重复的化合物等。

    你的电子表格文件能提供剂量反应曲线Z统计吗?答案很可能是 "不能"。

  • "2 "列表图标为CDD Vault  ELN博客文章

    减少了对你的数据的控制,降低了安全性。

    你越能控制你的数据,你的数据就越安全

    当涉及到安全问题时,电子表格是失败的。这是因为电子表格文件很容易被转发给未经授权的人(有意或无意地)。

    此外,你的电子表格文件的数据更新不会传播给你的所有实验室成员,或数据的所有 "用户"。而且,如上所述,手动跟踪哪个电子表格是你的最新版本并不总是容易。

    你可能没有意识到这一点,但通过电子邮件来回传递数据文件是不安全的,云文件共享也是如此。即使你的大学机构使用的是本地服务器,只有他们的标准保障措施,也是如此。事实上,根据《计算机世界》的报道,仅这一个组织就声称已经入侵了100多所大学的服务器,包括哈佛、斯坦福和宾夕法尼亚。

    最糟糕的是,电子表格文件可能丢失或被意外删除。

    如果你是一个科学家,而且过去曾发生在你身上,那么你知道这样的损失会有多大的破坏力。

    电子表格,即使是基于云的电子表格,在涉及到与其他实验室,特别是你的机构以外的实验室合作时,提供的好处非常少。

    在科学领域,时间很重要。

    当参与科学合作时,这一点尤其真实。问题是,如果你是一个通过电子表格与合作者分享数据的科学家,你将需要不断等待合作者发送更新的数据,反之亦然。所有这些等待都会拖延你的合作进展。

    当涉及到使用电子表格进行合作时,科学家面临着各种问题。例如,合作者可能会意外地使用过时的数据,在旧的假设上浪费资源。

    最重要的是,科学家们无法与电子表格文件进行实时协作。

    即使是基于云的电子表格(假设它们是安全的,但大多数都不安全),充其量也只是使实时共享的过程变得繁琐。 电子表格只保存实验数据,所以它不能促进他们分析的实时合作。它不能帮助科学家实时分享和探索他们的结论。

    使用电子表格文件会造成沟通瓶颈,减缓进展。这是因为当你与多个科学家共享多个电子表格时,几乎不可能让每个人都与最新的数据保持同步。通过电子邮件或基本的云共享平台共享电子表格是不安全的,即使你的大学或机构使用的是仅有其标准保护措施的本地服务器。

    最后,电子表格是不能搜索的。你不能在电脑上搜索查找窗口的数值范围、化学结构、相似性或其他标准。你当然不能在电脑上搜索多个复杂的标准。因此,聪明的科学家必须超越电子表格的使用,以保护他们的数据,确保它的可访问性,并有效和安全地分享它。

    你还在使用电子表格来管理你的科学数据吗?

    如果是这样,你可能正面临着与上述类似的挑战。

  • "3 "列表图标为CDD Vault  ELN博客文章

    协作效率低,设计周期长。

    电子表格,即使是基于云的电子表格,在涉及到与其他实验室,特别是你的机构以外的实验室合作时,提供的好处非常少。

    在科学领域,时间很重要。

    当参与科学合作时,这一点尤其真实。问题是,如果你是一个通过电子表格与合作者分享数据的科学家,你将需要不断等待合作者发送更新的数据,反之亦然。所有这些等待都会拖延你的合作进展。

    当涉及到使用电子表格进行合作时,科学家面临着各种问题。例如,合作者可能会意外地使用过时的数据,在旧的假设上浪费资源。

    最重要的是,科学家们无法与电子表格文件进行实时协作。

    即使是基于云的电子表格(假设它们是安全的,但大多数都不安全),充其量也只是使实时共享的过程变得繁琐。 电子表格只保存实验数据,所以它不能促进他们分析的实时合作。它不能帮助科学家实时分享和探索他们的结论。

    使用电子表格文件会造成沟通瓶颈,减缓进展。这是因为当你与多个科学家共享多个电子表格时,几乎不可能让每个人都与最新的数据保持同步。通过电子邮件或基本的云共享平台共享电子表格是不安全的,即使你的大学或机构使用的是仅有其标准保护措施的本地服务器。

    最后,电子表格是不能搜索的。你不能在电脑上搜索查找窗口的数值范围、化学结构、相似性或其他标准。你当然不能在电脑上搜索多个复杂的标准。因此,聪明的科学家必须超越电子表格的使用,以保护他们的数据,确保它的可访问性,并有效和安全地分享它。

你还在使用电子表格来管理你的科学数据吗?

如果是这样,你可能正面临着与上述类似的挑战。

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本博客由CDD Vault 社区成员撰写。CDD Vault 是一个托管的药物发现信息学平台,可以安全地管理私人和外部生物和化学数据。它提供的核心功能包括化学品注册结构活性关系化学品库存电子实验室笔记本功能。

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